Was Teams ermöglichen
Mit Team-Mitgliedern arbeiten mehrere Personen am gleichen Workspace. Jede:r hat eine Rolle, die festlegt, was sie/er darf. So bleibt Kollaboration sicher und überschaubar.
Mitglied einladen
Schritt 1: Team-Bereich öffnen
Sidebar → Teams (/teams).
Schritt 2: Einladen
Klick „Mitglied einladen" oben rechts.
Schritt 3: Daten ausfüllen
- E-Mail-Adresse der Person
- Rolle wählen (siehe Abschnitt unten)
- Begrüßungstext (optional) — wird in die Einladungs-Mail eingebettet
- Workspace-Zuordnung (bei mehreren Workspaces) — pro Workspace einzeln einladen
Schritt 4: Einladung senden
Klick „Einladung senden" → System schickt eine Mail mit:
- Wer eingeladen hat
- Welchen Workspace
- Welche Rolle
- Annahme-Link (7 Tage gültig)
Mehrere gleichzeitig
In Premium-Plänen: Bulk-Einladung — kommasepariert oder pro Zeile eine E-Mail-Adresse einfügen. Alle bekommen die gleiche Rolle.
Standard-Rollen
Owner
- Volle Rechte auf den Workspace
- Billing verwalten (Plan-Wechsel, Karten-Daten, Rechnungen)
- Workspace löschen oder Owner-Rolle übertragen
- Es muss mindestens ein Owner pro Workspace existieren
Admin
- Wie Owner, außer Billing und Workspace-Löschung
- Team-Mitglieder einladen/entfernen/Rollen ändern
- Alle Inhalte sehen und bearbeiten
- Brand Voice, Knowledge, Personas verwalten
Editor
- Inhalte erstellen und bearbeiten (Dokumente, Bilder, Campaigns, Projekte)
- KI-Tools nutzen
- Mitglieder nicht einladen/entfernen
- Brand Voice, Knowledge lesen, nicht ändern
- Approvals einreichen
Viewer
- Nur lesen — alle Inhalte sichtbar
- KI-Tools nicht nutzen
- Kommentare schreiben in Projekten
- Approvals nicht einreichen
Custom Roles (Premium)
Premium-Pläne ermöglichen eigene Rollen mit feingranularer Permission-Matrix.
Anlegen
Sidebar → Teams → Rollen → Neue Rolle.
Permission-Matrix
Pro Funktion kannst du je Rolle erlauben oder verbieten:
- Brand Voice — lesen / editieren / löschen
- Knowledge-Assets — lesen / hochladen / löschen
- Campaigns — anlegen / editieren / freigeben / löschen
- Approvals — einreichen / freigeben / ablehnen
- Workspace-Settings — lesen / ändern
- Team-Mitglieder — einladen / entfernen / Rollen ändern
- Share-Links — erstellen / sperren
- Billing — sehen / verwalten
- Export Center — nutzen / Bulk-Export
Use-Cases für Custom Roles
- Brand-Manager — alles bei Brand Voice + Knowledge, aber keine Inhalts-Bearbeitung
- Approver — nur Approvals freigeben/ablehnen, keine Editing-Rechte
- Praktikant — Editor-Rechte, aber kein Veröffentlichen ohne Approval
Mitglieder verwalten
In der Mitgliederliste (/teams):
Rolle ändern
Per Dropdown neben dem Namen → andere Rolle wählen → sofort aktiv.
Entfernen
„Entfernen" → Zugriff erlischt sofort. Die Inhalte, die das Mitglied erstellt hat, bleiben im Workspace.
Re-Invite
Wenn der erste Einladungs-Link abgelaufen ist (nach 7 Tagen): „Re-Invite" → neuer Link wird verschickt.
Suspendieren
Premium: temporär den Zugang sperren ohne zu entfernen — Inhalte bleiben dem Mitglied zugeordnet, aber Login schlägt fehl.
Mitglieder pro Plan
Wie viele Team-Mitglieder du einladen kannst, hängt vom Plan ab:
- Free: nur du
- Lite: bis 3 Mitglieder
- Standard: bis 10 Mitglieder
- Premium: bis 25 Mitglieder
- Business: unbegrenzt
→ siehe Plan-Übersicht.
Activity-Log
Im Activity-Log (siehe Workspace-Einstellungen) siehst du:
- Wer wann eingeladen wurde
- Rollen-Änderungen
- Entfernungen
- Suspendierungen
Wichtig für Compliance und für die Beantwortung von „Wer hat XY freigegeben?"-Fragen.
Tipps
Tipp 1: Wenig Rollen-Wechsel. Lieber bei der Einladung die richtige Rolle wählen als später zu wechseln — vermeidet Verwirrung über Zugriffs-Stand.
Tipp 2: Eine Person, ein Account. Account-Sharing („benutzt mein Login") ist gegen die AGB und macht Audit-Logs nutzlos. Lieber eine zusätzliche Lizenz buchen.
Tipp 3: Externe Reviewer ≠ Mitglieder. Wenn jemand nur einmal etwas freigeben soll: lieber Share-Link mit Review-Recht als Workspace-Mitgliedschaft.
Häufige Fragen
Kann ich eine Person in mehreren Workspaces einladen? Ja — pro Workspace separate Einladung. Die Person hat dann einen Login für mehrere Workspaces.
Was passiert, wenn ein Mitglied weg ist (Kündigung)? Owner/Admin: Mitglied entfernen → erstellte Inhalte bleiben dem Workspace zugeordnet, Login erlischt sofort.
Können Custom Roles Owner-Aktionen ausführen? Nein. Billing + Workspace-Löschung bleiben Owner-exklusiv.
Wie sehe ich, wer wann zuletzt aktiv war? In der Mitgliederliste steht „Zuletzt aktiv" — hilfreich um inaktive Accounts zu identifizieren.