Was Approvals lösen
In jedem Marketing-Team gibt es Inhalte, die nicht ohne Freigabe veröffentlicht werden sollten:
- Kunden-facing Texte (Brand-Risiko)
- Rechtlich heikle Aussagen
- Pressemitteilungen
- Inhalte mit großem Werbe-Budget
- Texte in Sprachen, die nicht jeder im Team spricht
Approvals machen den Freigabe-Schritt zu einem dokumentierten Workflow statt zu einer „mal schnell per Mail rüberschicken"-Aktion. Wer was wann freigegeben hat, ist nachvollziehbar.
So funktioniert es
Schritt 1: Einreichen
Im Editor, in einer Campaign oder in einem Projekt → „Zur Freigabe einreichen" (Button oben rechts oder im Aktions-Menü).
Schritt 2: Empfänger wählen
Du wählst eine oder mehrere Personen mit der Berechtigung „Approver" (siehe Custom Roles → Permission „Approvals freigeben").
- Einzelner Approver — eine Person muss freigeben
- Mehrere parallel — jeder kann unabhängig freigeben
- Sequenziell (Premium) — Approver A muss vor B sein Ja geben
Schritt 3: Optional: Notiz
Du kannst eine Notiz für den Approver mitsenden:
- „Bitte vor Sonntag — dann wollen wir veröffentlichen"
- „Spezielles Augenmerk auf die rechtliche Aussage in Absatz 3"
Schritt 4: Status wechselt
Der Inhalt zeigt jetzt den Badge „Wartet auf Freigabe". Du kannst die Inhalte sehen und kommentieren, aber nicht mehr veröffentlichen bis das Approval durch ist.
Schritt 5: Approver bekommt Notification
Der Approver bekommt:
- In-App-Notification (Glocken-Icon oben rechts)
- E-Mail mit Link zum Inhalt + Notiz
Schritt 6: Approver-Entscheidung
Approver kann:
- Freigeben — Status wechselt auf „Freigegeben"
- Ablehnen mit Kommentar — Status wechselt auf „Abgelehnt", Inhalts-Owner bekommt Notification mit Begründung
- Anfrage zurückgeben — „bitte überarbeiten" mit Liste der gewünschten Änderungen
Schritt 7: Nach Freigabe
Wenn freigegeben: Inhalts-Owner bekommt Notification → kann jetzt veröffentlichen oder Share-Link aktivieren.
Wenn abgelehnt: Inhalts-Owner überarbeitet → neu einreichen.
Approvals-Übersicht
Sidebar → Approvals → drei Tabs:
- Meine Anfragen — was ich eingereicht habe (offen + erledigt)
- Zu prüfen — was ich freigeben soll
- Archiv — abgeschlossene Approvals (auch von anderen, falls Admin)
Pro Eintrag siehst du:
- Inhalts-Typ + Titel
- Einreichende Person + Datum
- Status
- Frist (wenn gesetzt)
Frist setzen (Premium)
Beim Einreichen optional eine Frist (z. B. „bis morgen 18:00") setzen. Bei überschrittener Frist:
- Inhalts-Owner bekommt Reminder
- Approver bekommt Eskalations-Mail
- Optional: automatische Eskalation an Admin
Audit-Trail
Jede Approval-Aktion landet im Workspace-Activity-Log mit:
- Zeitstempel
- Wer
- Was (Einreichen, Freigeben, Ablehnen)
- Kommentar bei Ablehnung
- IP-Adresse (für Compliance)
Wichtig für:
- ISO-27001-Audits
- Kunden-Reports (was hat der Kunde freigegeben?)
- Streit-Fall „das hatte ich nie freigegeben"
Approvals + Versionen
Wichtig: Approvals beziehen sich auf eine konkrete Version des Inhalts. Wenn der Owner nach Einreichung Änderungen vornimmt:
- Approval wird automatisch invalidiert („Inhalt wurde geändert seit Einreichung")
- Neue Einreichung notwendig
- Verhindert „Bait-and-Switch": Freigabe für Text A, veröffentlicht Text B
Tipps
Tipp 1: Brand-Manager als Standard-Approver. Eine zentrale Person für alle Brand-relevanten Freigaben — schneller als rotierende Verantwortung.
Tipp 2: Notiz immer kurz halten. „Bitte rechtliche Aussage prüfen" reicht — der Approver liest den Inhalt sowieso.
Tipp 3: Ablehnungs-Kommentare sind Gold. Nutze sie, um Brand-Voice-Lernen anzustoßen — wiederkehrende Floskeln als Do-Nots in der Brand Voice eintragen.
Tipp 4: Approvals nicht für jeden Tweet. Nur dort einsetzen, wo das Risiko es rechtfertigt — sonst wird der Workflow gefürchtet.
Häufige Fragen
Was, wenn der Approver krank/im Urlaub ist? Admin kann Approval reassignen oder einen Override durchführen (im Audit-Log dokumentiert).
Kann ich meine eigene Anfrage freigeben? Nein — auch wenn du Approver-Recht hast, kannst du deine eigenen Einreichungen nicht freigeben. Vier-Augen-Prinzip.
Wird Approval-Status im Export sichtbar? Auf PDF-Export wird der Status als Wasserzeichen eingefügt (nur in Premium-Plänen).
Was passiert mit veröffentlichten Inhalten bei nachträglicher Ablehnung? Wenn ein freigegebener Inhalt bereits veröffentlicht wurde, kann der Approver-Status nicht mehr zurückgezogen werden — nur ein neues Approval auf eine Korrektur-Version ist möglich.