Was Knowledge-Assets sind
Knowledge-Assets sind eigene Dokumente, die du der KI als Kontext-Quelle gibst. Damit weiß die KI über euer Unternehmen Bescheid — Produkt-Specs, Studien, Pricing-Logik, FAQs, interne Strategie-Briefings.
Vorteil: Statt jedesmal im Prompt zu erklären „unser Produkt kostet X und macht Y", lädst du das einmal als PDF hoch und die KI greift automatisch darauf zu.
Typische Use-Cases
- Produkt-Datenblätter — KI nutzt korrekte Specs in jedem Marketing-Text
- Wettbewerbsanalyse — KI weiß, wie ihr euch differenziert
- Pricing-Logik — KI nutzt eure echte Tier-Struktur statt zu erfinden
- Case Studies — KI zitiert echte Kundenergebnisse
- Branchen-Whitepaper — KI hat Fach-Tiefe
- Sales-Battle-Cards — KI argumentiert gegen Wettbewerb mit euren Argumenten
- Tone-of-Voice-Doku — ergänzt Brand Voice
Hochladen
Schritt 1: Knowledge öffnen
Sidebar → Knowledge (/knowledge-assets).
Schritt 2: Neues Asset
Klick „Neues Asset".
Schritt 3: Quelle wählen
Du hast zwei Wege:
- Datei hochladen — PDF, Word (.docx), Text (.txt), Markdown (.md). Maximal 25 MB pro Datei.
- Text direkt einfügen — schneller bei kürzeren Inhalten (FAQs, Pricing-Liste).
Schritt 4: Metadaten
- Titel — wie das Asset in der Liste heißt
- Beschreibung — kurze Notiz, was drinsteht
- Tags — für Filterung (z. B. „Produkt", „Pricing", „Wettbewerb")
- Kategorie (optional) — übergeordnete Gruppe
Schritt 5: Speichern + Indexierung
Klick „Speichern" — wir lesen das Asset im Hintergrund ein, extrahieren den Text und erstellen Embeddings für die Volltext-Suche.
Status:
- Wird indexiert — gerade in Arbeit (typisch < 2 Minuten)
- Bereit — Asset kann genutzt werden
- Fehler — z. B. PDF war ein gescanntes Bild ohne OCR → wir können den Text nicht lesen
Aktivieren / Deaktivieren
Jedes Asset hat einen Toggle „Aktiv":
- Aktiv = wird automatisch in passenden KI-Generierungen als Kontext genutzt
- Inaktiv = bleibt gespeichert, aber wird ignoriert
Tipp: Veraltete Pricing-Dokumente lieber deaktivieren als löschen — so kannst du sie später bei Bedarf reaktivieren.
In Tools nutzen
Knowledge-Assets fließen automatisch dort ein, wo Kontext sinnvoll ist:
- Article Assistant — bei der Generierung greift die KI auf aktivierte Assets zu
- Improve Engine — kann Texte mit deinem echten Wissen korrigieren
- ECIOS-Dashboard — Strategie-Diagnose nutzt aktivierte Assets
- Chat / Marketing Assistant — beantwortet Fragen aus eurem Wissen
- Campaigns — Kampagnen-Briefings nutzen Assets als Hintergrund
Pro-Run-Auswahl
Manche Tools (z. B. ECIOS) zeigen vor dem Start eine Asset-Liste zum Aktivieren/Deaktivieren für genau diesen Run. Andere Tools (z. B. Improve Engine) ziehen automatisch passende Assets per semantischer Suche.
Suche
Volltext-Suche im Knowledge-Bereich
Im Knowledge-Bereich oben: Suchfeld. Sucht in:
- Titel
- Beschreibung
- Tags
- Volltext (alle eingelesenen Inhalte)
Globale Such
Über die globale App-Suche (oben rechts in der Topbar) findest du Knowledge-Inhalte auch von außerhalb des Knowledge-Bereichs.
Update / neue Version
Wenn ein Asset aktualisiert werden muss (z. B. neues Pricing-PDF):
- Asset öffnen
- „Neue Version hochladen"
- Alte Version landet automatisch in der Version-History
- KI nutzt sofort die neue Version
Asset löschen / archivieren
- Archivieren — Asset wird ausgeblendet, kann wieder eingeblendet werden
- Löschen — endgültig weg, inkl. Embeddings
Achtung: Gelöschte Assets sind nicht wiederherstellbar. Bei Unsicherheit: archivieren.
Tipps
Tipp 1: Aktualität pflegen. Veraltete Pricing- oder Produkt-Infos im Knowledge-Bereich führen zu falschen KI-Antworten. Mindestens quartalsweise drüberschauen.
Tipp 2: Lieber 5 starke als 50 mittelmäßige Assets. Die KI nutzt automatisch die relevantesten — aber Qualität schlägt Quantität.
Tipp 3: Sensible Daten markieren. Wenn ein Dokument vertrauliche Infos enthält, NICHT als Knowledge hochladen — die KI könnte sie sonst in Outputs einfügen, die geteilt werden.
Tipp 4: PDF vor Upload prüfen. Viele PDFs sind gescannte Bilder — die kann der Text-Extraktor nicht lesen. Vor Upload als „Text-PDF" exportieren (z. B. via Word-„Speichern als PDF").
Verbrauch
Knowledge-Assets selbst zählen nicht (außer Speicherplatz). KI-Generierungen, die Assets nutzen, zählen normal in ihrer jeweiligen Usage-Einheit.
Speicher-Limit pro Workspace: siehe Plan-Übersicht.
Häufige Fragen
Werden meine Dokumente für KI-Training genutzt? Nein. Assets werden ausschließlich für deine eigenen KI-Generierungen prozessiert.
Wer im Team kann Knowledge-Assets sehen? Standardmäßig alle Workspace-Mitglieder mit mindestens Editor-Rolle. Über Custom Roles (Premium) feingranular einschränkbar.
Was, wenn ein Asset zu groß ist? Bei großen Dokumenten (z. B. 200-Seiten-Whitepaper) lieber in thematische Teile splitten — die KI findet so präziser die relevanten Stellen.
Können Asset-Inhalte irgendwo geleakt werden? Knowledge-Assets sind workspace-isoliert. Cross-Workspace-Zugriff ist technisch ausgeschlossen.