Wofür Custom Roles
Die vier Standard-Rollen (Owner, Admin, Editor, Viewer) decken die meisten Szenarien ab. Aber in größeren Teams gibt es Spezial-Rollen:
- Brand-Manager — alles bei Brand Voice + Knowledge, keine Inhalts-Bearbeitung
- Approver — nur Freigaben, kein Editing
- Praktikant — Editor-Rechte, kein Veröffentlichen
- Compliance-Officer — Audit-Log + DSGVO-Exporte, keine Inhalte
Diese baust du mit Custom Roles.
Voraussetzung
- Premium-Plan oder höher (Workspace-Feature
custom_roles) - Workspace-Owner oder Admin-Rolle
Aufruf
/workspace/roles/custom (Route workspace.roles.custom).
Wenn dein Plan das Feature nicht hat: du landest auf einer Upsell-Seite.
Neue Rolle anlegen
Schritt 1: „Neue Rolle"
Name + Beschreibung vergeben (z. B. „Brand-Manager — pflegt Voice + Knowledge, prüft Inhalte").
Schritt 2: Permissions-Matrix ausfüllen
Pro Feature mehrere Optionen:
- Brand Voice: lesen / editieren / löschen
- Knowledge-Assets: lesen / hochladen / löschen
- Campaigns: anlegen / editieren / freigeben / löschen
- Approvals: einreichen / freigeben / ablehnen
- Workspace-Settings: lesen / ändern
- Team-Mitglieder: einladen / entfernen / Rollen ändern
- Share-Links: erstellen / sperren / Logs sehen
- Billing: sehen / verwalten
- Export Center: nutzen / Bulk-Export
- Activity-Log: sehen / exportieren
Pro Zeile: erlauben oder verbieten. Default = verboten.
Schritt 3: Speichern
Rolle ist sofort als Auswahl bei der Einladung neuer Mitglieder verfügbar.
Bestehende Mitglieder umstellen
In der Mitglieder-Liste pro Person: Rolle ändern → Custom Role wählen.
Achtung: Wenn die neue Rolle weniger erlaubt als die alte, gehen Berechtigungen sofort verloren — auch in offenen Sessions.
Rolle bearbeiten
Rollen-Liste → Rolle öffnen → Matrix ändern → Speichern. Änderung gilt sofort für alle Mitglieder mit dieser Rolle.
Rolle löschen
Pre-Check: Wenn Mitglieder mit dieser Rolle existieren, musst du sie erst umstellen. Sonst kein Delete.
System-Rollen sind nicht editierbar
Owner, Admin, Editor, Viewer sind hartcodiert — kannst du nicht ändern. Wenn du etwas Ähnliches mit Anpassung willst: Custom Role anlegen und Standard nicht nutzen.
Tipps
Tipp 1: Klein anfangen. Erst sehen, ob die 4 Standards reichen — dann nur dort Custom anlegen, wo es wirklich nötig ist.
Tipp 2: Sprechende Namen. „BR-Mgr" ist später kryptisch — „Brand-Manager Vollzugriff" hilft beim Onboarding.
Tipp 3: Dokumentieren. Notiz pro Rolle, warum sie existiert + Beispiel-Use-Case.
Tipp 4: Audit der Custom Roles. Quartalsweise prüfen: nutzen wir noch alle? Sind die Permissions noch passend?